Struktur-Vorlagen für Dokumente

Wenn jede Baustelle dieselben Ordner braucht, legst du sie nicht jedes Mal neu an. Unter Backend → Dokumente → Struktur-Vorlagen beschreibst du die Ordnerstruktur einmal – samt Rechten – und rollst sie beim Anlegen eines Auftrags mit einem Haken aus.

Eine Vorlage aufbauen

Links wählst du eine Vorlage oder legst eine neue an, rechts baust du den Ordnerbaum. Je Zeile setzt du:

• Ordnername und optional eine Kategorie (z. B. Pläne oder Rechnungen).

Die Kategorie steuert, wo der Ordner in der App besonders angezeigt wird – unabhängig davon, wie du ihn nennst.

• Die Stufe für Meister/Bauleiter und für Mitarbeiter.

Über die Pfeile schiebst du Ordner in der Reihenfolge und in der Ebene, über das Plus legst du Unterordner an. Alles wird sofort gespeichert.

Oben rechts stellst du ein, für welche Auftragsart die Vorlage gedacht ist: Baustelle/Montage, Einsatz/Service oder alle. Danach schlägt Q-Bau beim Anlegen eines Auftrags automatisch die passende Vorlage vor. Eine Vorlage kannst du zusätzlich als Standard markieren – sie greift überall dort, wo keine speziellere passt.

Gesperrte Ordner

Steht bei einem Ordner für beide Rollen „Kein Zugriff", wird er beim Ausrollen wirklich abgesperrt: er ist dann nur noch für Admin und Geschäftsführung sichtbar und erbt nicht die Freigabe des übergeordneten Ordners. Genau so hältst du kaufmännische Ordner – Angebote, Verträge, Nachträge, Rechnungen – aus der Baustellenmappe heraus, obwohl sie mitten darin liegen.

Einzelne Personen ausdrücklich einstufen

Manche Kollegen brauchen mehr, als ihre Rolle hergibt – die Geschäftsführungs-Assistenz oder der Einkauf zum Beispiel auch die gesperrten Rechnungsordner. Über das Symbol <i>Personen</i> in der Zeile öffnest du die Mitarbeiterliste und gibst jedem einzeln eine Stufe:

• erbt aus Rolle – kein eigener Eintrag, es gilt die Rollen-Stufe.
• Kein Zugriff, Lesen, Lesen + Hinzufügen oder **Voll (auch

löschen)**.

Ein ausdrücklicher Eintrag schlägt die Rollen-Stufe – auch eine Sperre. Diese Rechte wandern beim Ausrollen automatisch an die echte Auftragsmappe mit. Richtest du einen neuen Kollegen ein, klickst du also einmal die Vorlage durch statt jede Baustelle einzeln.

Für den häufigsten Fall gibt es unten den Knopf „Person auf allen Ordnern einstufen" – damit gibst du jemandem in einem Rutsch überall dieselbe Stufe.

Beim Auftrag ausrollen

Beim Anlegen eines Auftrags findest du unten die Karte Dokumentenmappe mit dem Haken „Ordnerstruktur nach Vorlage anlegen" und der Vorlagenauswahl.

• Bei Baustelle und Montage ist der Haken vorbelegt – dort lohnt sich die

volle Struktur von Anfang an.

• Bei Einsatz und Service ist er nicht vorbelegt. Setzt du ihn trotzdem,

bekommt auch der Serviceauftrag seine Mappe; sonst entsteht sie erst, sobald jemand das erste Dokument hochlädt oder ein Bericht Fotos ablegt.

Die Mappe heißt danach wie der Auftrag und taucht im Auftrags-Cockpit unter Dokumente auf – deine Mitarbeiter sehen dort nur die Ordner, für die sie berechtigt sind.

Auf einen bestehenden Ordner anwenden

Eine Vorlage lässt sich jederzeit nachträglich ausrollen – auf jede Mappe und auch auf jeden Unterordner. Öffne dazu Backend → Dokumente:

• In der Ordnerliste trägt jede Ordnerzeile rechts das Symbol

<i>Struktur-Vorlage anwenden</i> (das kleine Organigramm). Ein Klick darauf, Vorlage auswählen, bestätigen – fertig.

• Für den Ordner, in dem du gerade stehst, klickst du oben in der Leiste

auf Vorlage anwenden. So musst du nicht erst wieder eine Ebene zurückgehen.

Hast du mehrere Vorlagen, fragt Q-Bau vorher, welche es sein soll.

Das Ausrollen kannst du gefahrlos wiederholen: Ordner, die es unter demselben Namen schon gibt, werden wiederverwendet statt doppelt angelegt, und Rechte, die du am Ordner von Hand angepasst hast, bleiben stehen. Fehlende Ordner und fehlende Freigaben kommen dazu.