Pauschale Zeiterfassung (Minijob, Aushilfe)
Für Mitarbeiter, die nicht stempeln — Q-Bau erzeugt ihre Stunden selbst, zum Beispiel genau 37 Stunden jeden Monat.
Manche Mitarbeiter stempeln nicht: Aushilfen, Büro-Minijobber, Familienangehörige im Betrieb. Abgerechnet werden sie trotzdem, meist mit einer festen Stundenzahl. Damit diese Stunden in der Lohnbuchhaltung ankommen, ohne dass jemand jeden Monat Zeiten nachträgt, gibt es den Zeiterfassungs-Modus „Pauschal". Q-Bau erzeugt dann die Buchungen selbst.
Einrichten
Beim Mitarbeiter unter Personalakte → Zeiterfassungs-Modus „Pauschal" wählen und darunter das Pauschal-Modell:
| Modell | Wofür | Was du einträgst |
|---|---|---|
| Feste Stunden / Monat | Feste Monatsstunden, z. B. Minijob mit Lohnobergrenze | Stunden je Monat, z. B. 37 |
| Feste Zeitfenster | Feste Tage und Uhrzeiten | je Wochentag ein Fenster wie 08:00-12:00 |
| Stunden / Woche | Feste Wochenstunden | Stunden je Woche |
| Minijob-Maximum | So viel, wie die Minijob-Grenze erlaubt | nichts, Q-Bau rechnet aus dem Stundenlohn |
Für Minijobber mit vereinbarter Monatsstundenzahl ist „Feste Stunden / Monat" die richtige Wahl. Die beiden Wochen-Modelle schwanken mit der Zahl der Werktage: In einem langen Monat kommen mehr Stunden zusammen, und die Minijob-Grenze kann reißen.
Trag außerdem den Stundenlohn in der Personalakte ein. Fehlt er, zeigt die Maske einen gelben Hinweis. Bei den Wochen- und Zeitfenster-Modellen entstehen dann gar keine Buchungen. Bei „Feste Stunden / Monat" entstehen sie zwar, aber niemand prüft, ob der Monat über der Minijob-Grenze liegt. Mit Stundenlohn rechnet die Maske dir den Monatsbetrag gleich aus und warnt, wenn er über der Grenze liegt.
💡 Tipp: Mit Lohn und Stunden passt das genau zusammen: 37 Stunden × 16,29 € = 602,73 € liegt knapp unter der Minijob-Grenze von 603 €.
So werden die Stunden verteilt
Bei „Feste Stunden / Monat" verteilt Q-Bau die Summe in Viertelstunden auf alle Werktage Montag bis Freitag. Bei 37 Stunden und 22 Werktagen sind das zum Beispiel 16 Tage mit 1:45 h und 6 Tage mit 1:30 h.
- Feiertage, Urlaub und Krankheit bekommen keine Buchung. Die Lohnbuchhaltung schreibt sie mit demselben Tagessatz gut. Am Ende stehen also immer genau die vereinbarten Stunden da, egal wie viele Feiertage der Monat hat.
- Hat der Mitarbeiter an einem Tag doch gestempelt, erzeugt Q-Bau für diesen Tag nichts. Die echte Buchung gilt.
- Soll und Ist sind gleich, das Stundenkonto bleibt bei null.
Wann die Buchungen entstehen
Q-Bau erzeugt die Buchungen jede Nacht von selbst: für den laufenden Monat bis zum Vortag und für den Vormonat, solange er in der Lohnbuchhaltung noch „offen" ist. Eine Krankmeldung, die du nachträgst, ist am nächsten Morgen eingerechnet.
Steht ein Monat auf „geprüft", rührt der nächtliche Lauf ihn nicht mehr an. Willst du ihn trotzdem neu erzeugen, geht das von Hand unter Finanzen → Lohnbuchhaltung → Pauschal-Generator. Dort siehst du vorher in der Vorschau, wie viele Stunden gebucht und wie viele gutgeschrieben werden. Ein exportierter Monat ist gesperrt.
Hinweis: Die erzeugten Buchungen sind im Zeiterfassungs-Protokoll als „[PAUSCHAL]" markiert. Bei jedem Lauf werden sie ersetzt, echte Stempelungen bleiben unberührt.
Stand: 2026-10-15