Mails von deiner eigenen Adresse verschicken

Wenn Q-Bau einen Tagesbericht, ein Dokument oder eine Benachrichtigung an deine Bauherren und Auftraggeber schickt, verlässt die Mail standardmäßig unser System. Im Absender steht dann noreply@qbau.app, dein Firmenname erscheint nur als Anzeigename daneben.

Für viele Empfänger ist das eine unbekannte Adresse. Ihre Spamfilter erwarten Post von deinem Betrieb — und sortieren die Mail im Zweifel aus oder verzögern sie. Deshalb kannst du dein eigenes Postfach hinterlegen: ab dann geht jede Mail an deine Kunden direkt von deiner Adresse raus.

Wo finde ich das?

Backend → Mein Unternehmen → Reiter „E-Mail-Versand". Du brauchst dafür Zugriff auf die Firmen-Einstellungen (Admin oder Geschäftsführung).

Was du brauchst

Die Zugangsdaten deines E-Mail-Postfachs — dieselben, mit denen dein Mailprogramm Nachrichten verschickt. Dein Provider oder deine IT nennt sie meist „SMTP-Zugang" oder „Postausgangsserver":

• Absenderadresse — die Adresse, die dein Kunde sieht, z. B. info@deine-firma.de
• Absendername — leer lassen genügt, dann nehmen wir deinen Firmennamen
• Postausgangsserver (SMTP) — z. B. smtp.deine-firma.de
• Benutzername — meist die E-Mail-Adresse selbst
• Passwort — das Passwort des Postfachs
• Verschlüsselung und Port — üblich ist STARTTLS auf Port 587, manche Provider nutzen SSL/TLS auf Port 465

Dein Passwort wird verschlüsselt gespeichert und nie wieder im Klartext angezeigt. Lässt du das Passwortfeld beim späteren Bearbeiten leer, bleibt das gespeicherte Passwort erhalten.

Einrichten

1. Wähle oben „Über mein eigenes Postfach versenden".
2. Trage die Zugangsdaten ein und klicke Speichern.
3. Klicke danach auf Testmail schicken. Erst dann weißt du sicher, dass der Zugang funktioniert — die Testmail geht ohne Umweg über deinen Server.

Kommt die Testmail an, ist alles fertig. Ab sofort tragen alle Mails an deine Kunden deine Absenderadresse.

Mit Microsoft 365: ganz ohne Passwort

Ist dein Betrieb über den Q4-Hub mit Microsoft 365 verbunden, siehst du im Reiter eine dritte Wahl: „Über Microsoft 365 versenden". Dann brauchst du keine SMTP-Zugangsdaten, nur die Absenderadresse. Die Mail geht direkt aus diesem Postfach raus.

1. Wähle „Über Microsoft 365 versenden".
2. Trag als Absenderadresse ein Postfach ein, das in der Microsoft-365-Verbindung freigegeben ist, zum Beispiel info@deine-firma.de. Speichern.
3. Schick eine Testmail.

Das bringt dir zwei Vorteile:

• Jede verschickte Mail liegt in diesem Postfach unter Gesendete Elemente. So siehst du, was an deine Kunden rausging.
• Kommt eine Mail nicht an, etwa weil die Adresse am Auftrag einen Tippfehler hat, landet die Unzustellbarkeitsmeldung bei dir und nicht bei uns. Du kannst die Adresse dann gleich korrigieren.

Sehr große Mails (über 4 MB, etwa mit vielen Fotos im Anhang) nimmt Microsoft auf diesem Weg nicht an. Die verschickt Q-Bau ersatzweise über unser System.

Wenn dein Server einmal nicht antwortet

Passiert das — etwa weil das Passwort beim Provider geändert wurde oder das Postfach voll ist —, verschickt Q-Bau die betroffene Mail ersatzweise über unser System, damit sie nicht liegen bleibt. In diesem Fall steht wieder unsere Adresse im Absender.

Du erkennst das oben auf der Seite an einem roten Hinweis mit Zeitpunkt und Fehlermeldung deines Servers. Ist der Zugang wieder in Ordnung, verschwindet der Hinweis nach dem nächsten erfolgreichen Versand von selbst; mit einer Testmail prüfst du es sofort.

Zurück auf den Standard

Wähle einfach wieder „Über Q-Bau versenden" und speichere. Deine Zugangsdaten bleiben hinterlegt, du kannst jederzeit zurückwechseln.